派遣社員のPC入門

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MSワードのよくある質問(01)

使えるのが当たり前になってきましたね。
派遣では「当たり障りなく使える」ではなく「使いこなせる」能力が要求されます。
私が派遣先でよくたずねられる質問をあげてみます。

Insertキーを押すとクリップボードの内容が貼り付けられて困る

【ツール】→【オプション】→「編集と日本語入力」の
「貼り付けにInsキーを使用する」のチェックボックスをオフにします。


上書きモードで上書きできない

ヘルプには可能とあるのですが、MS-IMEで上書きしようとしてもできません。
ATOKで試したらできました(Word2000はMS-IMEでも上書きできます)。
MS-IME8から確定済みの内容を再変換できるようになったからかもしれません。

Excelファンクラブに同じ質問があったので便乗質問してみました。
すぐに回答がありまして解決のヒントをいただきました。

Word 2002 で文字入力時に Insert キーを押しても
上書きモードに切り替わらない現象についての説明
[WD2002] 文字入力時に上書きモードに切り替わらない

Word 2002 使用時に上書き入力ができない場合の対処方法
Windows XP を使用している場合
Windows 2000 に Office XP を新規にセットアップする場合
Windows 2000 に Office XP を既にセットアップ済みの場合

知らないうちにMSのサポートが充実していました。
Excelファンクラブと共に活用しましょう!


確定済みの文字列を全角→半角、同音異義語に変更したい

MS-IMEバージョン8以降に限定されますが、
変更したい文字列の上でマウスを右クリックすると変換できる候補が出ます。
特定の文字列のみを変更したい場合はあらかじめ選択しておくと便利。
古いMS-IMEや他の日本語入力システムの場合は、
文字列の上で右クリックして再変換コマンドを利用します。


画像がおおざっぱにしか動かない

画像をクリックして選択したら[Ctrl]キーを押しながら方向キーで移動させてみてください。
マウスを利用する場合は[Alt]を押しながらドラッグすると細かく移動します。
おおざっぱに動かす内容を変更したい場合は、ツールバーの「図形描画」から、
【図形の調整】→【グリッド】→「グリッド線の設定」を選び
「文字グリッド線の間隔」と「行グリッド線の間隔」を好きな値にしてください。


Webページとして保存する

【ファイル】→【Webページとして保存】
HTMLのタグを知らなくてもホームページが作成できるので、いざというとき重宝します。
でもいざというときに限って使い方がわからなくて困る方がいらっしゃるようなので、
暇な時に使い方を確認しておくと良いかもしれません。


版の管理

【ファイル】→【版の管理】
更新履歴を残しておきたい時に便利です。
版のコメントを残しておけるので複数人で管理する場合にも利用できます。
ただし、全員が使いこなせないと無駄な機能になります・・・。


秘密のファイル

【ツール】→【オプション】→〔保存〕タブ
文書を開く人を限定する場合は「読み取りパスワード」を設定します。
上書き保存ができる人を限定する場合は「書き込みパスワード」を設定します。
なお、いたずらはほどほどに。


勝手に番号がふられて困る!

「1.あいうえお」と入力してエンターキーを押したら勝手に「2.」が出た!
【ツール】→【オートコレクト】→〔入力オートフォーマット〕タブを選び
「箇条書き(段落番号)」のチェックボックスをオフにしてください。
勝手に行頭文字が出るのもやめたい場合は「箇条書き(行頭文字)」もオフにします。


ハイパーリンクをやめる

「http:」で始まるURLやメールアドレスを入力すると勝手にハイパーリンクになって困る場合は、
【ツール】→【オートコレクト】→〔入力オートフォーマット〕タブを選び
「インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する」のチェックボックスを
オフにしてください。


目次を手軽に作りたい

文書のレイアウトを決めます。大見出し、中見出し、小見出し、本文の体裁など、裏紙などを使って手書きしておくと便利です。

【文字/段落スタイルの設定】画面を開き、使用するスタイルをレイアウトに従って設定します。
実際に文書を入力します。庶務さんなどにテキスト入力をお願いしてしまった場合は、オートフォーマットを使ってスタイル設定すると便利かもしれません。

目次を挿入したい場所にカーソルを置き、挿入から【目次と索引】画面を開きます。「目次タブ」をクリックし必要箇所を設定します。慣れないうちはそのまま「OK」ボタンをクリックした方が無難でしょう。

文書の見出しや本文を変更し、ページの振り直しなどが必要になった場合は、目次画面でマウスを右クリックし「フィールドの更新」を選択し、【目次の更新】画面を開きます。「ページ番号だけを更新する」か、「目次すべてを更新する」かのどちらかを選択して「OK」ボタンをクリックします。

大切なのは何が見出しでどこが本文なのか、はっきりさせておくこと。そして見出しには見出しの設定を忘れないことが大切です。


段落ごとに書式設定をするのが面倒

見出しを設定すれば目次ができることはわかったけど、その設定が面倒・・・という場合は、表示から【アウトライン】を選択して作業してみてはいかがでしょうか。アウトライン表示で作業すると、作表や図の貼り込みはできませんがとりあえず書式設定が面倒と言えるくらいの長文の枠を作ることがたやすくなるはずです。

例えば、大見出しを書いて改行した後、中見出しにしたい場合、文頭のプラス・マイナス・点の記号にマウスをのせると十字矢印型に変わりますので中見出しの位置(右側)へずらしてください。よくわからない場合は、段落書式を変更したい行にカーソルを置いて、緑色の矢印をクリックしてください。

(07/06/22)


画像だけが印刷されない

【ツール】→【オプション】→〔印刷〕タブを選び
「同時に印刷する項目」の「オブジェクト」にチェックが入っているか確認してください。


表が上手く作れない

最初に文字列を入力して後から線を書こうとしてもうまくいかないのがワードです。
ワードで表を作る場合は、あらかじめ正確な原稿を作成しておくと良いでしょう。
その上でワードの限界と相談しながら上手く作成してください。
エクセルで作成したものを貼り付けするという手もあります。

作表方法のみをまとめてみました。暫定版ですが参考になれば幸いです。

MSワードで表を作る

(04/03/10)


Office ツール サイト

Office ツール サイトをご存じですか?
ワードやエクセルを利用する上で必要な情報がすべて詰まった、
マイクロソフト提供の非常に便利なサイトです。

製品のアップデートはもちろん、クリップギャラリーやデザインギャラリー、
ヒント(オンラインヘルプ)など、すぐに利用したいコンテンツがあります。

加筆:07/06/22
加筆:04/03/10
加筆:03/12/10
加筆修正:03/08/22
加筆:03/07/28
加筆修正:03/04/10
初版:03/03/01
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