作業の自動化

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毎月、毎週、毎日繰り返す作業はできれば自動化したいと思う人が世の半分を占めているかと思います。で、そのうちの何割かは自分でマクロやVBAを勉強してちゃちゃっとやってしまうのですが、たかがマクロ、されどマクロ、敷居の高さは否めません。

「うちには××課(例:情報課、システム課など)というVBAを作ってくれる部署があるのに、依頼しても忙しいと言われて放置され続けている」なんて経験、ありませんか???

本当に忙しいことが大半ですが、エクセルのVBAで自動化したらなぁ~と私たちが思う作業の大半は数時間でコーディング(プログラムを書く)できてしまう物なのです。と言うことは、以来の仕方がまずかったと考えることはできないでしょうか?

禁止キーワードがあるんですよ。

☆見てもらえればわかると思います
☆デザインはお任せします
☆とりあえず「らしく」作ってください

結論を言いますと、パソコンというのは「yes」と「no」で指示していく物なので、「だいたい」「らしく」「無難」「適当」などの曖昧な言葉を実行させることはできないため、SEさんやPGさんが困ってしまうのです。また、自分たちは見ればわかることでもその業務をやっていないSEさんやPGさんには何のことだかわからないことも多いのです。また、彼らはプログラミングに関してはエキスパートであってもエクセルのエキスパートではないことが多く、複雑な関数がわからないこともあります。こういった背景があって、曖昧な言葉で依頼をすると、「実現不可能」という烙印を押されて断られてしまうのです。

ではどうしたら依頼を受けてくれるのでしょうか?

何をどうしたいのか、明確な指示を出すことが大切です。

例えば、商品一覧表から商品コードを取得したいとき、その商品一覧表のデザインも一緒に添付する必要があります。その上で、何列目が商品コードなのか、また、どうなったらもう商品コードが無いと判断するのか?この2点を忘れると、現場のPGさんは困ってしまうわけです。

何列目はともかく、商品コードが書いてあるかないかなんて、見ればわかると思うかもしれませんが・・・では商品コードが書いていない行が初めて現れるのは何行目になるのかをエクセルの関数を使って導いてみてください。それに、カテゴリー毎に1行空行が入っていたとしたら・・・どうしますか?

あらかじめ商品コードに「9999」と、使わないコードを振っておき、このコードが出たら終了としても良いですし、何も記載されていない行が5行連続したら終了と見なすでも良いと思います。直感的に「もうコードは無い」と判断していたことを「言葉で表現する」ことが大切です。

そんなわけで「このファイルに商品コードが載っています」ではなく、「×ドライブの・・・・ファイル名××の×列目の×行目が商品コードです。終了マークとしとして最終行に9999が入っています」と具体的に伝えた方が、作業を請け負ってもらいやすくなります。

また、自動化を実行するボタンにつける名前なども、適当につけてもらうのではなく、こちらで使い勝手の良い名前(同じ仕事をする仲間の誰が見てもそうだとわかる名前)を指定しておくと、後でわかりにくい!と言ったトラブルを避けることができます。

後々の話になりますが、作ってもらった後でクレームをたくさん言うと、以後、色眼鏡状態になりますので、そのクレームを言わなくても良いような依頼を出すようにするのがポイントです。

この細かい依頼書をとりあえず「機能要望書」とでも呼びましょうか。で機能要望書の内容ですが、こんなにもいっぱい書いて大丈夫?なんてことはありません。確かに機能だけをたくさんリクエストすると嫌がられますが、その機能に必要な材料、普段行っている操作(関数なども参考資料として書き出す)、結果と揃っていれば、コーディングする人も楽になりますから、笑顔で「こんなにーっ」と言われるくらいで突っ返されることはないと思います。やばいくらい忙しいときは受け取ってもらえないでしょうけど。

VBAもはまるとおもしろいんですけどね(笑)。

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このページは、杜夜 泉が2007年3月 1日 13:57に書いたブログ記事です。

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