2007年3月アーカイブ

エクセルのソート

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今さっき気付いたのですが、エクセル2003のソートって文字コード順じゃなかったんですね。ものすごく長い間気付かずにいました(悲)。そう言えば関数でふりがなをつけるときに入力した内容を取ってくるわけだから、出来て当然ですよね(苦笑)。

問題はMS-IMEがしょぼ過ぎて読んだとおりに入力できないときですね。人名とか。読んだとおりに入力することを心がければ、いちいちフリガナ欄を設けてソートしなくても良くなるわけですね。なるほど、今更ながらひとつ勉強しました。というか、マジで知らなかった。ちなみに三四郎2007では文字コード順です。うん、エクセル偉い!!

エクセルシートの上部に「A」からアルファベットが順に並んでいるので、設定したい列を選びます。「A列」~「C列」なら「A」から「C」をドラッグ。「A列」と「C列」なら「A」をクリックして選択し、[Ctrl]キーを押しながら「C」もクリックして選択します。

選択できたら、「書式(O)」から「列」→「幅」と選び、列幅を設定します。

同様に複数行をまとめて設定することも出来ます。

なお、シート全体を同じ列幅・行幅に設定したいときは、「A列」の左隣、「1行」の上にある、何も書いてない四角をクリックするとシート全体を選択できるので、「書式(O)」から設定してください。

慣れたら右クリックのメニューも使ってみてください♪

作業の自動化

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毎月、毎週、毎日繰り返す作業はできれば自動化したいと思う人が世の半分を占めているかと思います。で、そのうちの何割かは自分でマクロやVBAを勉強してちゃちゃっとやってしまうのですが、たかがマクロ、されどマクロ、敷居の高さは否めません。

「うちには××課(例:情報課、システム課など)というVBAを作ってくれる部署があるのに、依頼しても忙しいと言われて放置され続けている」なんて経験、ありませんか???

本当に忙しいことが大半ですが、エクセルのVBAで自動化したらなぁ~と私たちが思う作業の大半は数時間でコーディング(プログラムを書く)できてしまう物なのです。と言うことは、以来の仕方がまずかったと考えることはできないでしょうか?

禁止キーワードがあるんですよ。

☆見てもらえればわかると思います
☆デザインはお任せします
☆とりあえず「らしく」作ってください

結論を言いますと、パソコンというのは「yes」と「no」で指示していく物なので、「だいたい」「らしく」「無難」「適当」などの曖昧な言葉を実行させることはできないため、SEさんやPGさんが困ってしまうのです。また、自分たちは見ればわかることでもその業務をやっていないSEさんやPGさんには何のことだかわからないことも多いのです。また、彼らはプログラミングに関してはエキスパートであってもエクセルのエキスパートではないことが多く、複雑な関数がわからないこともあります。こういった背景があって、曖昧な言葉で依頼をすると、「実現不可能」という烙印を押されて断られてしまうのです。

ではどうしたら依頼を受けてくれるのでしょうか?

何をどうしたいのか、明確な指示を出すことが大切です。

例えば、商品一覧表から商品コードを取得したいとき、その商品一覧表のデザインも一緒に添付する必要があります。その上で、何列目が商品コードなのか、また、どうなったらもう商品コードが無いと判断するのか?この2点を忘れると、現場のPGさんは困ってしまうわけです。

何列目はともかく、商品コードが書いてあるかないかなんて、見ればわかると思うかもしれませんが・・・では商品コードが書いていない行が初めて現れるのは何行目になるのかをエクセルの関数を使って導いてみてください。それに、カテゴリー毎に1行空行が入っていたとしたら・・・どうしますか?

あらかじめ商品コードに「9999」と、使わないコードを振っておき、このコードが出たら終了としても良いですし、何も記載されていない行が5行連続したら終了と見なすでも良いと思います。直感的に「もうコードは無い」と判断していたことを「言葉で表現する」ことが大切です。

そんなわけで「このファイルに商品コードが載っています」ではなく、「×ドライブの・・・・ファイル名××の×列目の×行目が商品コードです。終了マークとしとして最終行に9999が入っています」と具体的に伝えた方が、作業を請け負ってもらいやすくなります。

また、自動化を実行するボタンにつける名前なども、適当につけてもらうのではなく、こちらで使い勝手の良い名前(同じ仕事をする仲間の誰が見てもそうだとわかる名前)を指定しておくと、後でわかりにくい!と言ったトラブルを避けることができます。

後々の話になりますが、作ってもらった後でクレームをたくさん言うと、以後、色眼鏡状態になりますので、そのクレームを言わなくても良いような依頼を出すようにするのがポイントです。

この細かい依頼書をとりあえず「機能要望書」とでも呼びましょうか。で機能要望書の内容ですが、こんなにもいっぱい書いて大丈夫?なんてことはありません。確かに機能だけをたくさんリクエストすると嫌がられますが、その機能に必要な材料、普段行っている操作(関数なども参考資料として書き出す)、結果と揃っていれば、コーディングする人も楽になりますから、笑顔で「こんなにーっ」と言われるくらいで突っ返されることはないと思います。やばいくらい忙しいときは受け取ってもらえないでしょうけど。

VBAもはまるとおもしろいんですけどね(笑)。

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